Firmenfeier planen und organisieren - wie geht das?
Veröffentlicht am 16.05.2024 von Marcel Penn, Marketing- und Verkaufsleiter Classifieds - Bildquelle: Getty Images
Sie feiern ein Firmenjubiläum, eine Betriebserweiterung, Erfolge im Vertrieb oder die Einführung
eines neuen Produkts? Das sind zusammen mit der Weihnachtsfeier und dem Sommerfest triftige
Gründe für eine Firmenfeier. Wie Sie eine Firmenfeier planen und organisieren, dabei hilft Ihnen unsere Checkliste.
eines neuen Produkts? Das sind zusammen mit der Weihnachtsfeier und dem Sommerfest triftige
Gründe für eine Firmenfeier. Wie Sie eine Firmenfeier planen und organisieren, dabei hilft Ihnen unsere Checkliste.
Checkliste für die Planung und Organisation einer Firmenfeier
Die nachfolgende Checkliste hilft Ihnen, eine Firmenfeier zu planen und zu organisieren und Schritt für Schritt umzusetzen:
1. Gästeliste planen: Zu Beginn stellt sich die Frage, wen Sie einladen möchten. Üblicherweise
werden alle fest angestellten Mitarbeiter und Teilzeitkräfte eingeladen. Vielleicht beschäftigen
Sie auch geringfügig Beschäftigte und Freelancer. Klären sollten Sie, ob auch Personen eingeladen
werden, die nicht direkt mit Ihrer Firma in Verbindung stehen, zum Beispiel der Hausmeister oder
Reinigungspersonal. Vergessen Sie auch ehemalige Mitarbeiter nicht, die sich freuen, wenn Sie
anlässlich der Firmenfeier auf ehemalige Kollegen treffen. Sind Sie zu einem Ergebnis gekommen,
erstellen Sie eine Gästeliste.
2. Termin und Location festlegen: In einem zweiten Schritt brauchen Sie einen Termin, der ausserhalb der Ferien- und Urlaubszeit liegt, sodass möglichst alle Gäste teilnehmen können. Die Wahl der Location hängt vom Rahmenprogramm ab. Vielleicht planen Sie eine kleine und familiäre Firmenfeier im eigenen Unternehmen oder einen Ausflug mit einer Wanderung oder eine Schifffahrt auf einem See? Dann müssen Sie entsprechende Buchungen und Reservierungen vornehmen.
3. Sobald der Termin feststeht und alle mit der Firmenfeier in Verbindung stehenden Aktivitäten
organisiert und gebucht sind, verschicken Sie die Einladungen per E-Mail oder Post oder laden
persönlich ein. Im Idealfall werden die Einladungen mindestens acht Wochen vor dem eigentlichen Event versendet. Ein Reminder rund drei Wochen vor der Firmenfeier kann hilfreich sein.
4. Speisekarte, Menü oder Buffet sind ebenfalls Fragen, die im Zusammenhang mit einer Firmenfeier wichtig sind. Möglicherweise ist ein Buffet die beste Lösung, da alle Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden können. Manche sind Veganer oder Vegetarier, andere haben
Nahrungsmittelunverträglichkeiten oder Allergien. Je überschaubarer der Kreis der Gäste ist, umso eher kennen Sie die Essgewohnheiten der Mitarbeiter und können sich möglicherweise auch für ein Menü oder Essen nach Speisekarte entscheiden. Im Idealfall delegieren Sie Speisen und Getränke an ein Catering-Unternehmen, wodurch Sie entlastet werden.
5. Eine gelungene Firmenfeier ist immer auch unterhaltend. Abhängig vom Anlass und der Grösse des Events können Sie beispielsweise eine Band oder den Auftritt von Künstlern organisieren sowie spannende Aktivitäten oder Spiele planen. Beispiele sind ein visueller Rückblick auf die
Entwicklung des Unternehmens, ein Quiz zum Unternehmen oder Aktivitäten wie Tauziehen, ein Floss bauen oder eine Schnitzeljagd. Teilen Sie in den Einladungen gegebenenfalls mit, welche Kleidung für die Firmenfeier angemessen ist, insbesondere wenn Sie Outdoor-Aktivitäten planen.
Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung und Organisation. Dann haben Sie noch Wahlmöglichkeiten bezüglich der Location und des Rahmenprogramms. Das gilt insbesondere für Zeiten, in denen bevorzugt Firmenfeiern stattfinden, zum Beispiel in der Weihnachtszeit. Arbeiten Sie hingegen unter Zeitdruck und der Termin steht bereits, müssen Sie am Ende nehmen, was Sie bekommen und haben auch keinen Verhandlungsspielraum bezüglich der Preise.
Die nachfolgende Checkliste hilft Ihnen, eine Firmenfeier zu planen und zu organisieren und Schritt für Schritt umzusetzen:
1. Gästeliste planen: Zu Beginn stellt sich die Frage, wen Sie einladen möchten. Üblicherweise
werden alle fest angestellten Mitarbeiter und Teilzeitkräfte eingeladen. Vielleicht beschäftigen
Sie auch geringfügig Beschäftigte und Freelancer. Klären sollten Sie, ob auch Personen eingeladen
werden, die nicht direkt mit Ihrer Firma in Verbindung stehen, zum Beispiel der Hausmeister oder
Reinigungspersonal. Vergessen Sie auch ehemalige Mitarbeiter nicht, die sich freuen, wenn Sie
anlässlich der Firmenfeier auf ehemalige Kollegen treffen. Sind Sie zu einem Ergebnis gekommen,
erstellen Sie eine Gästeliste.
2. Termin und Location festlegen: In einem zweiten Schritt brauchen Sie einen Termin, der ausserhalb der Ferien- und Urlaubszeit liegt, sodass möglichst alle Gäste teilnehmen können. Die Wahl der Location hängt vom Rahmenprogramm ab. Vielleicht planen Sie eine kleine und familiäre Firmenfeier im eigenen Unternehmen oder einen Ausflug mit einer Wanderung oder eine Schifffahrt auf einem See? Dann müssen Sie entsprechende Buchungen und Reservierungen vornehmen.
3. Sobald der Termin feststeht und alle mit der Firmenfeier in Verbindung stehenden Aktivitäten
organisiert und gebucht sind, verschicken Sie die Einladungen per E-Mail oder Post oder laden
persönlich ein. Im Idealfall werden die Einladungen mindestens acht Wochen vor dem eigentlichen Event versendet. Ein Reminder rund drei Wochen vor der Firmenfeier kann hilfreich sein.
4. Speisekarte, Menü oder Buffet sind ebenfalls Fragen, die im Zusammenhang mit einer Firmenfeier wichtig sind. Möglicherweise ist ein Buffet die beste Lösung, da alle Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden können. Manche sind Veganer oder Vegetarier, andere haben
Nahrungsmittelunverträglichkeiten oder Allergien. Je überschaubarer der Kreis der Gäste ist, umso eher kennen Sie die Essgewohnheiten der Mitarbeiter und können sich möglicherweise auch für ein Menü oder Essen nach Speisekarte entscheiden. Im Idealfall delegieren Sie Speisen und Getränke an ein Catering-Unternehmen, wodurch Sie entlastet werden.
5. Eine gelungene Firmenfeier ist immer auch unterhaltend. Abhängig vom Anlass und der Grösse des Events können Sie beispielsweise eine Band oder den Auftritt von Künstlern organisieren sowie spannende Aktivitäten oder Spiele planen. Beispiele sind ein visueller Rückblick auf die
Entwicklung des Unternehmens, ein Quiz zum Unternehmen oder Aktivitäten wie Tauziehen, ein Floss bauen oder eine Schnitzeljagd. Teilen Sie in den Einladungen gegebenenfalls mit, welche Kleidung für die Firmenfeier angemessen ist, insbesondere wenn Sie Outdoor-Aktivitäten planen.
Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung und Organisation. Dann haben Sie noch Wahlmöglichkeiten bezüglich der Location und des Rahmenprogramms. Das gilt insbesondere für Zeiten, in denen bevorzugt Firmenfeiern stattfinden, zum Beispiel in der Weihnachtszeit. Arbeiten Sie hingegen unter Zeitdruck und der Termin steht bereits, müssen Sie am Ende nehmen, was Sie bekommen und haben auch keinen Verhandlungsspielraum bezüglich der Preise.