office manager / administrative assistant

(m/w/d)

Freiberuflich für ein Projekt in Teilauslastung

Zürich

Startdatum: sofort

Referenznummer: 881163/1

Aufgaben

• Überwachung des täglichen Büroablaufs, einschließlich Verwaltung von Bürobedarf, Organisation der Arbeitsplätze und Koordination mit externen Dienstleistern
• Hauptansprechperson für Lieferanten, Anbieter und externe Servicepartner
• Unterstützung der Employee Experience durch schnelle und zuverlässige Arbeitsplatzbetreuung sowie Mitwirkung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
• Planung und Koordination von Meetings, Reisen, Hotelbuchungen, Catering und allgemeinen Büro-Logistikthemen
• Zusammenarbeit mit HR, Facility Management und anderen internen Teams bei Büroinitiativen, Richtlinien und Verbesserungen des Arbeitsumfelds
• Unterstützung bei der Organisation von Büroveranstaltungen, Teambuilding-Aktivitäten und Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung
• Verwaltung der Büroflächenplanung, Schreibtischzuweisungen und interner Umzüge
• Pflege und Verwaltung von Betriebsdokumentationen, Spesenabrechnungen und administrativen Prozessen
• Sicherstellung eines sauberen, organisierten, inklusiven und professionellen Arbeitsumfelds

Profil

• Berufserfahrung im Office Management, Workplace Coordination oder in einer vergleichbaren Position
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Multitasking-Kompetenz und ein ausgeprägter Blick fürs Detail 
• Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
• Kundenorientierte, teamfähige und serviceorientierte Arbeitsweise mit Leidenschaft für eine positive Employee Experience
• Ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten und die Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office 
• Diskreter und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse

Benefits

• Angenehmes Arbeitsklima