• Mitarbeit in einem eingespielten, professionellen und kollegialen Team
  • Moderne Büroräumlichkeiten, hervorragend Angebunden an den öffentlichen Verkehr

About Our Client

Für unseren Kunden, ein etabliertes und international ausgerichtetes Unternehmen im Finanzumfeld, suchen wir eine vertrauenswürdige, strukturierte und serviceorientierte Persönlichkeit zur Verstärkung des engagierten Teams.

Job Description

• Eigenverantwortliche Organisation und Weiterentwicklung des Office Managements inklusive aller administrativen Abläufe
• Umfassende Unterstützung der Geschäftsleitung und des Managements in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
• Koordination und Nachverfolgung von Terminen für Geschäftsführer und Teammitglieder
• Planung, Organisation und Betreuung von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen sowie internen und externen (Gross-)Veranstaltungen und Workshops inkl. Catering
• Eigenständige Organisation internationaler Reisen inklusive Flugbuchung, Transfers, Verpflegung, Meetingräumen, etc. sowie Anpassung kurzfristiger Umbuchungen für die Geschäftsleitung und das Team
• Mitwirkung bei administrativen Personal-Prozessen,
• Mitarbeit bei der Abrechnung und Aufbereitung relevanter Unterlagen für periodische Abschlüsse
• Empfangsmanagement sowie professionelle Betreuung nationaler und internationaler Gäste
• Unterstützung des CEO bei der inhaltlichen Vorbereitung und Umsetzung strategischer Themen
• Erstellung von Auswertungen und Analysen zur Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen
• Weiterentwicklung und Optimierung bestehender Prozesse und organisatorischer Strukturen
• Aktive Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten

The Successful Applicant

• Erfolgreich abgeschlossene Kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung
• Mindestens 3 Jahre Arbeitserfahrung im internationalen Umfeld in einer ähnlichen Funktion, idealerweise in der Unternehmensberatung
• Ausgezeichnete Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten in Deutsch (Muttersprache) und Englisch - verhandlungssicher, adressatengerecht und überzeugend
• Dienstleistungs- und serviceorientierte, authentische Persönlichkeit mit hoher sozialer Kompetenz sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Anspruchsgruppen und einem professionellen, vertrauensvollen Auftreten auf Augenhöhe
• Strukturierte, selbstständige und analytische Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent, vorausschauendem Denken und einer klaren Ergebnis- und Umsetzungsorientierung
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Souveränität, auch in anspruchsvollen Situationen - stets lösungsorientiert, engagiert und mit Überblick handelnd
• Starke Eigenmotivation, Verantwortungsbewusstsein und Initiative, kombiniert mit unternehmerischem Denken und einem hohen Mass an Energie und Engagement
• Teamorientierung und Kooperationsfähigkeit, verbunden mit Diskretion, Verlässlichkeit und einem verbindlichen, integrativen Arbeitsstil
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) sowie die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte verständlich in diesen Programmen aufzubereiten und zu kommunizieren

What's on Offer

Sind Sie auf der Suche nach einem modernen und dynamischen Arbeitsumfeld? Wünschen Sie sich eine gute Zusammenarbeit in einem lösungsorientierten und kompetenten Team? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung und die Zusammenarbeit.

Quote job ref

JN-072025-6792994

Job Function

Office & Management Support

Specialisation

Executive Assistant

Industry

Financial Services

Location

Zürich

Contract Type

Permanent

Job Reference

JN-072025-6792994