Assistent/in Finance & Office Management | 40 % bis 60 %

Manche Positionen haben mehr Gewicht, als es auf den ersten Blick scheint. Diese Position gehört dazu. Gesucht wird nicht nur fachlicher Support, sondern eine Person, die zum positiven Spirit beiträgt und dafür sorgt, dass alles rund läuft. Mit derselben Sorgfalt im Detail wie bei den grossen Aufgaben, denn am Ende greift alles ineinander.

Mit Ihrer Präsenz vor Ort tragen Sie dazu bei, dass das Unternehmen so wahrgenommen wird, wie es sein soll: professionell, sympathisch und picobello organisiert. Sie arbeiten eng und vertrauensvoll mit der Head of Finance zusammen. Im Zentrum Ihrer Tätigkeit stehen die operative und administrative Unterstützung sowie die Unterstützung bei Finanz- und Buchhaltungsangelegenheiten. Sie springen aber auch ad hoc ein, wenn im Team Ihre Mithilfe gebraucht wird.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Unterstützung in Finance & Accounting: Zahlungsverkehr, Debitoren/Kreditoren, Lohnabwicklung, Versicherungsmanagement und MwSt.-Abrechnungen.
• Aufbereitung und Erstellung von Reports sowie Analysen.
• Pflege und Kontrolle von Finanz-, Spesen- und Reporting-Tools.
• Organisation und Koordination des Büroalltags im Sinne eines strukturierten Office-Managements.
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Events (Investorenversammlungen, Teamanlässe).
• Allgemeines Vertrags- und Dokumentenmanagement.
• Mitarbeit bei Projekten.
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung interner Prozesse.

Was Sie mitbringen

Neben Ihrer fachlichen Qualifikation ist Ihr Mindset entscheidend. Unser Kunde schätzt Eigenschaften, wie man sie auch aus dem Sport kennt. Wer sich damit wohlfühlt, wird hier auf Gleichgesinnte treffen. Was ist darüber hinaus gefragt?

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Finanz- und Rechnungswesen.
• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise im Finanzumfeld.
• Routineaufgaben erledigen Sie mit konstant hoher Qualität; zugleich können Sie flexibel zwischen Themen wechseln.
• Analytisches Denkvermögen und Zahlenaffinität, gepaart mit organisatorischem Talent.
• Eine strukturierte, präzise und durchdachte Arbeitsweise.
• Proaktiv und engagiert sowie die Fähigkeit, vernetzt zu denken.
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Einen versierten Umgang mit MS Office, Teams, Zoom sowie modernen Office-, Workflow- und Kollaborationstools.
• Eine aufgeschlossene, unkomplizierte Art mit „can-do“-Haltung und gewinnender Ausstrahlung.
• Kurzum, Sie sind zuverlässig und haben Freude daran, ein Spektrum von repetitiven bis hin zu komplexeren Aufgaben zu betreuen.

Es erwartet Sie eine Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum in einem professionellen, zugleich persönlichen Umfeld. Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und lässige Kolleginnen und Kollegen. Erfolge werden gemeinsam gefeiert, und Teamevents sorgen für ein lebendiges Miteinander. Sie treffen auf eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur mit Raum für Ideen und Mitgestaltung. Nicht zuletzt gewinnen Sie einen Einblick in das interessante Geschäftsportfolio unseres Kunden. Interessiert? Dann sind wir gespannt und freuen uns auf Ihr Dossier (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise, chronologisch in einem PDF), das uns zusammen mit Angaben zu Ihrem frühestmöglichen Eintritt und Ihrer Gehaltsvorstellung unter mit dem Vermerk Admin-Finance-2026 erreicht.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68